چگونه جلسات موثرتری را مدیریت کنیم

جلسات روشی مؤثر برای سازماندهی کارکنان، ترتیب دادن و برنامه ریزی وظایف است. آنها اساساً برای یک هدف وجود دارند: انجام کاری. با این حال، گاهی اوقات جلسات می تواند باعث اتلاف وقت، پول و تلاش شود، به خصوص اگر سازماندهی و اجرا ضعیفی داشته باشند.

تعداد جلساتی که در آن شرکت می کنید و زمانی که در آنها می گذرانید را در نظر بگیرید. آیا می توانید بگویید که تمام آن ساعت ها کاملاً سازنده هستند؟

 

دستورالعمل های جلسه موثر
همه ما می خواهیم زمان خود را عاقلانه بگذرانیم و سازنده باشیم، پس چرا جلسات باید متفاوت باشد؟ در این مقاله، ما به شما نکاتی را برای مدیریت موثر جلسات و چگونگی اطمینان از تلف نشدن وقت خود ارائه می دهیم.

 

1. جلسات را به خاطر آن ترتیب ندهید
فقط در صورتی باید جلساتی ترتیب دهید که هدف و تمرکز مشخصی در ذهن داشته باشید. در غیر این صورت، خطر هدر دادن وقت همه را برای تصمیم گیری در مورد بحث در مورد آن دارید. شما احتمالاً جلسه را در موقعیتی بهتر از زمانی که شروع شده ترک نخواهید کرد.

اگر جلسات مکرر برنامه ریزی شده دارید، اما چیزی برای بحث و گفتگو ندارید، جلسه را لغو کنید. اگرچه جلسات کارکنان برای برقراری ارتباط خوب مفید است، اما باید تعادل خوبی بین این هدف و استفاده مفید از زمان خود پیدا کنید.

2. با افرادی که دعوت می کنید انتخابگر باشید
این نکته به این معنی نیست که شما باید شخصی را در مورد افرادی که برای دعوت انتخاب می‌کنید رفتار کنید. در عوض، باید از خود بپرسید: "آیا همه این افراد باید در جلسه باشند؟"

حضور افراد در جلسه به خاطر آن یک هدر دادن پول است - آنها می توانند در جاهای دیگر از زمان خود به نحو موثرتری استفاده کنند. مثال زیر این را به خوبی نشان می دهد.

جلسه شما نیم ساعت است. اگر 10 کارمند همراه خود دارید، این 5 ساعت زمان کاری است. اگر این تعداد را به 4 کارمند کاهش دهید، 6 نفر هستند که از وقت خود در جای دیگری استفاده می کنند. به نوبه خود، شما 3 ساعت زمان بهره وری را به شرکت خود باز می گردانید.

 

3. تصمیم بگیرید و اهداف تعیین کنید
قبل از اینکه جلسه داشته باشید باید تصمیم بگیرید که چه نتایجی را می خواهید از جلسه به دست آورید. هنگامی که جلسه ترتیب داده شد، باید این نکات را به عنوان اهداف تعیین کنید.

اهداف شما باید بر روی آنچه دقیقاً می خواهید در جلسه بحث کنید متمرکز شود، به عنوان مثال "تصمیم بگیرید که چگونه محصول جدید خود را به بازار عرضه کنیم."

 

4. دستور کار را دنبال کنید
یک نکته کلیدی برای مدیریت موثر جلسه این است که قبل از جلسه یک دستور کار بنویسید و به اشتراک بگذارید. این باید شامل اهداف شما باشد تا همه بدانند وقتی در جلسه هستند چه انتظاری داشته باشند.

داشتن یک دستور کار به شما تمرکز واضحی می دهد و به شما کمک می کند تا در موضوع بمانید. علاوه بر این، هنگامی که یک دستور کار را به اشتراک می گذارید، به افراد اطلاع می دهید که آیا چیزی وجود دارد که باید از قبل آماده کنند.

دستور کار شما باید واقع بینانه باشد - هیچ فایده ای ندارد که اهداف زیادی را تعیین کنید و فقط بیست دقیقه برای رسیدن به آنها وقت بگذارید.

همچنین ممکن است مفید باشد که شخصی را به عنوان مجری جلسه تعیین کنید. به این ترتیب، اگر جلسه از موضوع خارج شود، می‌توانند دستور جلسه را به مردم یادآوری کنند و موضوع را به کانون توجه جلسه برگردانند.

 

نماد متخصص به دوره نیاز دارید؟
به دوره‌های مهارت‌های کسب‌وکار ما نگاهی بیندازید که در آن همه چیز از دقیقه‌گیری تا رهبری و مدیریت را خواهید یافت.

 

5. آماده باشید
این مرحله به دنبال ایجاد و دنبال کردن یک دستور کار است. شما همیشه باید برای جلسات آماده شوید و قبل از حضور در هر کار لازم را انجام دهید. این نه تنها به نگه داشتن جلسه در مسیر درست کمک می کند، بلکه نشان می دهد که به اندازه کافی به جلسه اهمیت می دهید تا برای آن آماده شوید.

همچنین باید مطمئن شوید که بقیه زمان کافی برای برنامه ریزی و آماده شدن دارند. سعی کنید دستور کار را دو روز قبل از جلسه توزیع کنید تا به کارکنان زمان کافی برای آماده شدن برای آن داده شود. اطمینان حاصل کنید که برنامه های کارمندان را در نظر داشته باشید - مثلاً اگر کارمند یک روز قبل از جلسه تعطیل باشد - و برای آن برنامه ریزی کنید تا همچنان زمان کافی برای آماده سازی برای آنها در نظر بگیرید. اگرچه توصیه می کنیم دو روز اخطار بدهید، اما اگر مطالعه و آمادگی زیادی برای انجام دادن دارید، باید اخطار طولانی تری بدهید.

 

6. جایی برای خلاقیت بگذارید
اگرچه داشتن یک دستور کار بسیار مهم است تا جلسه شما در مسیر درست بماند، اما نباید آنقدر سفت و سخت باشد که خلاقیت یا افراد را از بیان ایده ها و نظرات خود منع کند.

یک جلسه موفق باید عناصر خلاقیت را در خود داشته باشد. اغلب، این زمانی اتفاق می‌افتد که افراد فعالانه گوش می‌دهند و صرفاً منفعلانه شرکت نمی‌کنند، که دلیل دیگری است که چرا مهم است که همه را به خاطر آن دعوت نکنید.